Module conformité

Vos agents
toujours en règle.

CNAPS, SSIAP, SST, CCN sécurité privée : Victor connaît les règles et les applique à votre place. Plus jamais d'agent affecté avec une carte expirée, y compris quand vous l'aviez oublié.

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Le quotidien

Les défis qu'on connaît tous.

Cartes pro qui expirent en silence

Sans système d'alerte, une carte CNAPS expire et personne ne s'en aperçoit. Vous découvrez le problème le jour du contrôle.

Mémoriser les habilitations

Qui est SSIAP 1, qui est SSIAP 2, qui est habilité ce site, qui a fait son recyclage SST ? Vous tenez ça dans votre tête, et ça craque dès que vous dépassez 15 agents.

La CCN sécurité privée est dense

Repos quotidien, hebdomadaire, plafonds 35/48/60h, dimanches, primes de panier, prime habillage… Une affectation sur deux viole une règle sans qu'on s'en rende compte.

Justifier la conformité à un audit

Le donneur d'ordre vous demande une preuve : tous vos agents sont-ils à jour ? Vous transmettez un Excel à la main, mis à jour la veille au soir.

Comment Victor répond

Concrètement, voici ce que ça change.

Dossier agent complet et vivant

Pour chaque agent : carte pro CNAPS scannée, dates de validité, SSIAP avec niveau et recyclage, SST, habilitations site, contrat de travail, RIB, justificatifs. Tout au même endroit.

Documents scannés horodatés
Champs structurés (date émission / fin / numéro)
Permissions par profil (RH voit tout, planificateur voit l'essentiel)
Historique des modifications opposable

Alertes automatiques avant expiration

Victor calcule la date d'expiration de chaque document et vous prévient : 90 jours, 60 jours, 30 jours avant. L'agent reçoit aussi son alerte. Vous évitez les situations d'urgence.

Alertes paramétrables par type de document
Notification agence + notification agent
Tableau de bord « ce qui expire ce mois »
Préparation du renouvellement (rappel formation SSIAP, RDV mairie carte pro…)

Blocage technique des affectations non conformes

Tentative d'affecter un agent sans carte pro à jour : refus avec message clair. Tentative de dépasser les heures CCN : refus. La conformité n'est pas une vérification a posteriori, elle est intégrée au flux.

Filtre obligatoire au moment de l'affectation
Message explicite (« Carte pro expire le 14/06, vacation jusqu'au 22/06 »)
Override sur dérogation justifiée + tracé audit
Reporting des affectations non conformes (zéro en cible)

Règles de la CCN sécurité privée intégrées

Victor connaît la convention collective de la branche sécurité privée. Repos, plafonds, dimanches, primes : il les applique automatiquement. Vous pouvez ajuster pour vos usages spécifiques.

Repos quotidien 11h + repos hebdomadaire 35h
Plafonds horaires 35 / 48 / 60h
Dimanches travaillés + plafonds annuels
Primes panier / habillage / nuit / dimanche / férié

Comment ça marche

De la mise en route au quotidien.

Vous centralisez les pièces
Vous regroupez dans Victor les cartes pro CNAPS, les qualifications SSIAP et SST et les dates d'échéance de chaque agent. Tout est scanné, horodaté et structuré au même endroit.
Victor anticipe les expirations
Pour chaque document, Victor calcule la date de fin et déclenche des alertes à 90, 60 et 30 jours. L'agence et l'agent sont prévenus avant que la carte ne devienne invalide.
La planification se protège
Au moment d'affecter un agent dont une pièce n'est plus à jour, Victor refuse de lui-même la vacation avec un message clair. La conformité est vérifiée avant l'affectation, pas après.
Vous restez prêt au contrôle
Chaque modification est tracée et opposable, et vous sortez à tout moment un rapport listant les agents actifs et leurs validités. En cas de contrôle CNAPS ou d'audit, la preuve est immédiate.

Questions fréquentes

Si la CCN change, Victor se met à jour automatiquement ?: Oui. Les évolutions de la CCN sécurité privée sont intégrées dans Victor sans intervention de votre part. Vous êtes prévenu du changement avant son application.
Le suivi des cartes pro fonctionne aussi pour les sous-traitants ?: Oui. Vous gérez vos sous-traitants comme des équipes externes : leurs agents, leurs documents, leurs alertes. Vous restez responsable de leur conformité, Victor vous aide à la suivre.
Qu'est-ce qui se passe si je veux quand même affecter un agent dont la carte expire bientôt ?: Vous pouvez forcer l'affectation, avec un motif obligatoire. C'est tracé dans l'audit. Vous prenez la décision en connaissance de cause, Victor ne décide pas pour vous, il vous informe.
Je peux exporter une preuve de conformité globale ?: Oui : un rapport PDF par tenant ou par site listant tous les agents actifs, leurs habilitations et leurs validités. Utile en audit, en certification, en réponse d'appel d'offres.
Combien de temps pour mettre tous mes agents en règle dans Victor ?: Comptez 10 à 15 minutes par agent au démarrage (scan documents + saisie dates). On peut aussi importer depuis un Excel structuré pour aller plus vite. À 20 agents, vous êtes opérationnel en une journée.
Mes données et celles de mes agents sont hébergées où ?: En France. Les documents sensibles (cartes pro, contrats, RIB) sont stockés sur une infrastructure hébergée en France, avec un accès limité par profil et un historique des consultations.
L'historique des modifications a-t-il une vraie valeur en cas de contrôle CNAPS ?: Chaque action est horodatée, attribuée à un utilisateur et conservée sans possibilité de réécriture. Vous montrez non seulement l'état actuel, mais aussi qui a fait quoi et quand, ce qui répond aux questions d'un contrôleur.
Je suis engagé sur une longue durée ?: Non. Vous testez Victor sur vos agents réels et vous décidez ensuite. L'objectif est que la mise en conformité vous fasse gagner du temps dès les premières semaines, pas de vous enfermer dans un contrat.